Oggi più che mai gli invii massivi di comunicazioni via mail hanno un grande potenziale pubblicitario e comunicativo che spesso però non viene sfruttato al meglio.

La gestione dei database degli indirizzi e l’invio di comunicazioni periodiche come ad esempio le newsletter è una questione più che mai delicata che spesso viene ancora sottovalutata dall’utente.
Spesso accade infatti di ricevere e-mail massive “artigianali” inviate singolarmente ad ogni destinatario o, addirittura, e-mail che contengono lunghe liste di destinatari visibili a tutti, fatto quantomeno fastidioso, ma soprattutto assolutamente non in linea con la legge sulla privacy.

Non tutti sanno infatti che esistono piattaforme appositamente sviluppate per la gestione delle cosiddette mailing list (letteralmente liste per corrispondenza) e per il conseguente invio di newsletter (letteralmente bollettino di informazione).

Piattaforme mailer professionali come ad esempio Mailchimp o Mailup semplificano la vita a chi deve inviare newsletter, permettendo non solo di risparmiare tempo, ma anche di migliorare notevolmente la qualità degli invii.

RIMBALZI

Tra le funzionalità principali delle soluzioni di questo tipo ci sono la gestione dei rimbalzi e dei permessi, statistiche e report in tempo reale, definizione di gruppi target e strumenti per la creazione e la gestione dei contenuti.
La gestione dei rimbalzi (o bounce management) è la gestione di tutti quegli errori di invio causati per esempio da caselle non più esistenti o caselle che non hanno più spazio per la ricezione di mail.

Questa operazione se effettuata manualmente necessita talvolta di molto tempo, con il rischio di cancellare indirizzi “buoni”.

PERMESSI

La gestione dei permessi (opt-in, opt-out) permette l’iscrizione e la disiscrizione alla newsletter, funzionalità assolutamente necessaria per attenersi alle normative in fatto di privacy.

Più in particolare si parlerà di opt-in quando si vuole dare espresso consenso a ricevere informazioni, se per esempio l’invio di una mail serve per confermare la volontà a ricevere un servizio che potrebbe essere stato attivato senza esplicito consenso.

Si parlerà invece di opt-out quando si vuole esprimere la volontà a non ricevere più newsletter da un determinato mittente.

REPORTISTICA

Le statistiche e i report in tempo reale permettono di visualizzare e analizzare in modo chiaro e immediato il successo degli invii grazie a grafici e tabelle.
Si possono valutare ad esempio le percentuali di apertura o cancellazione del messaggio e la percentuale di mail di rimbalzo o di utenti che si sono disiscritti dalla newsletter.

É inoltre possibile accertarsi del successo della comunicazione vedendo la risposta ad eventuali call to action, come ad esempio il numero di clic ad un link inserito nella comunicazione che invita a saperne di più.

STRUMENTI AGGIUNTIVI

Una serie di strumenti facilita la creazione dei messaggi con la possibilità di importare contenuti, lavorare su modelli o addirittura elaborare moduli contenuto in HTML anche senza avere conoscenze di questo linguaggio.

Infine, per ottimizzare gli invii è possibile inoltre creare automaticamente, tramite dei filtri, dei gruppi target in base a determinate caratteristiche del profilo dei destinatari.

Tutto ciò si traduce in un notevole risparmio di tempo, in una maggiore efficienza della comunicazione ma soprattutto in un ritorno di immagine della propria attività.